A manipulação da vasta quantidade de documentos fiscais presentes no escritório contábil pode ser facilitada pela automação de tarefas na contabilidade.
A automatização aumenta a rapidez e produtividade. Além disso, possibilita a liberação de membros da equipe para atuar junto aos clientes com menos trabalhos manuais.
No entanto, apesar de simples, na prática muitos escritórios ainda não sabem como proceder em relação a esse assunto.
Para facilitar o dia a dia da sua empresa, venha conferir o material que separamos com algumas dicas para você automatizar a sua rotina.
Comunicação eficiente com os clientes
Para tornar mais ágil o contato com os clientes é preciso investir em melhores formas de comunicação. A automação de tarefas na contabilidade é o primeiro passo.
Não adianta nada os processos modernos na sua empresa se o seu cliente não acompanha a evolução.
É necessário compreender o modo de operação de cada empresa, para assim, adaptar-se a ele, oferecendo alternativas.
O Skype ou Slack podem ser muito úteis para essa finalidade. O importante aqui é estabelecer uma rotina, compartilhamento de informações e respostas com a mesma agilidade.
A ferramenta certa permite solicitar qualquer serviço ao escritório e, também, acompanhar seu andamento sem que isso gere maiores transtornos para sua empresa.
Soluções de envio e recebimento de documentos online
A busca por softwares que vão ajudar a padronizar a forma de envio e recebimento é uma boa forma de agilizar a automação de tarefas na contabilidade.
Informe as soluções aos seus clientes e ofereça treinamento no uso delas, se necessário. Todo o tempo investido irá retornar em forma de economia no futuro.
Os clientes acostumados, desde o início, a seguir os padrões, além de demonstrarem profissionalismo, facilitam seu trabalho em longo e médio prazo.
Você não pode criar uma forma de envio e recebimento de documentos específica para cada empresa atendida. Crie uma metodologia de trabalho comum a todas as empresas.
Gerência dos processos do seu escritório
O mapeamento dos serviços diários, visualização do tempo gasto, bem como a rotina do seu colaborador são fundamentais para automação de tarefas na contabilidade.
Quando você permite que todos executem as tarefas de qualquer jeito, não é criado uma padronização, cria-se uma dependência da metodologia de trabalho do funcionários.
Por isso que todos os processos devem ser mapeados, assim se um novo colaborador entrar na empresa hoje saberá exatamente os procedimentos a seguir.
A priori, essa técnica consumirá mais do seu tempo, mas será um investimento. Quanto maior for o controle dos processos, maiores as chances de obter eficiência nos quesitos.
Eduque seus clientes
O profissional responsável pela automação de tarefas na contabilidade deve ser visto, também, como educador.
Se você é da contabilidade, é provável que alguns conceitos do marketing pareçam um pouco estranhos para você. Isso é natural, pois foge do seu campo de estudos.
Acontece o mesmo com os seus clientes. O que é obvio para um contador pode nem sequer passar pela cabeça do gestor da empresa que você atende.
Quando o empresário recebe com clareza a informação sobre quais são as opções que ele tem e qual alternativa é a mais interessante, a tendência é que ele aceite a sua opinião.
É por esse motivo que é preciso ser também um educador. Todavia, isso ocorre somente quando há um diálogo, uma troca de informações, e não uma imposição do tipo “deve ser assim”.
Invista em softwares de gestão contábil
A utilização de software de gestão contábil pode favorecer a automatização de tarefas na contabilidade.
Cada escritório de contabilidade tem uma rotina de trabalho e pode ser produtivo e rentável com o uso de um software de gestão contábil.
Simples e fácil de usar: automatiza rotinas manuais para o gerenciamento dos documentos, integra entre os módulos, rápido no processamento e menu interativo de rápido acesso.
Além disso, é possível gerir esse benefício para os seus clientes, agilizando ainda mais a maneira como são recebidas e trabalhadas as informações contábeis das empresas que você atende.
Ainda pode optar por um software de gestão contábil. Sua aquisição hoje não é mais um luxo ou um diferencial competitivo, é uma necessidade.
Mantenha atenção às novas tecnologias
Inovações em termos de software e tecnologias surgem a todo instante e para sua empresa ser pioneira, é preciso investir na automação de tarefas na contabilidade.
Participar de fóruns de debate, feiras e congressos é extremamente importante para se manter atualizado.
Afinal, ser o primeiro a adotar uma tecnologia pode significar uma série de benefícios.
Por exemplo, os early adopters possuem vantagens na utilização de certas ferramentas, como a possibilidade de influenciar o processo de construção do software.
Conclusão
Agora você sabe como a automatização de tarefas na contabilidade pode melhorar o seu negócio e trazer vantagens competitivas que irão lhe diferenciar da concorrência.
Se você ainda não sabia se valeria a pena ou não, esse é o momento de aderir às novidades tecnológicas que podem facilitar o trabalho de sua equipe.
