Organizar os documentos acumulados em meio às operações com os clientes é uma luta constante nos escritórios de contabilidade. Afinal, enquanto você lê este post, uma nova pilha de papéis pode ter se formado em sua mesa.
Mesmo com a variedade de ferramentas digitais disponíveis para a gestão de documentos, muitas empresas ainda lidam com o acúmulo de papéis em suas operações.
Se você está enfrentando esse desafio e não sabe quais ferramentas utilizar ou como implementar uma gestão de documentos eficaz em seu negócio, está no lugar certo.
Continue lendo para entender a importância da gestão de documentos em seu escritório!
O que é Gestão de Documentos?
A Gestão de Documentos é um modelo de organização ágil, estruturado e eficaz dos arquivos oficiais de uma empresa. Não se trata apenas de arquivar papéis ou armazenar em nuvem, mas sim de estabelecer padrões para esse armazenamento.
Com o aumento expressivo dos dados e informações devido aos avanços tecnológicos, a gestão de documentos torna-se essencial para o pleno desempenho da empresa. Os documentos precisam ser localizados com rapidez, sempre que necessário, e isso requer uma gestão bem estruturada.
Mas, quais documentos precisam ser arquivados em sua organização?
- Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
- Relatórios contábeis e gerenciais;
- Contas pagas de internet, água, luz, telefone;
- Orçamentos e previsões orçamentárias;
- Guias de recolhimento de tributos;
- Manuais de procedimento da empresa;
- Documentos trabalhistas de funcionários.
Além disso, alguns documentos digitais também são necessários de serem armazenados, como conteúdos diversos de marketing, backups de atendimentos e e-mails de clientes.
Como Saber se Sua Empresa Precisa de uma Gestão de Documentos?
Toda empresa precisa de uma boa gestão de documentos para facilitar a vida do colaborador. Com uma organização adequada, o profissional terá mais agilidade nas consultas necessárias ao longo da sua rotina de trabalho.
Existem benefícios concretos de se ter uma gestão de documentos em sua empresa. Veja:
- Aumento de produtividade e controle de dados;
- Otimização de espaço;
- Redução de custos;
- Mais segurança e rastreabilidade dos documentos;
- Melhoria e rapidez na tomada de decisões.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
Uma maneira de aprimorar ainda mais a gestão de documentos da sua empresa é utilizando o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), no qual todos os documentos físicos são convertidos em digitais, organizando todas as informações de maneira inteligente e em um mesmo ambiente virtual.
Os dados desses documentos podem ser cruzados, contribuindo para uma melhor tomada de decisão da empresa como um todo, além de favorecer um melhor desenvolvimento de estratégias para os negócios.
Existem diversas ferramentas de armazenamento em nuvem que são benéficas para o seu negócio, como Cloud Computing, Google Drive, Dropbox e OneDrive, entre outros.
Conheça mais sobre melhorias para o seu escritório lendo outros posts do nosso blog Ondatta!
