Importância da Gestão de documentos online
Os documentos são fundamentais e obrigatórios na vida do ser humano, sobretudo, para que sejamos reconhecidos perante a lei e a sociedade.
Do mesmo modo, é com as empresas. Para as empresas, eles também servem de identificação e é necessário que estejam sempre organizados para ser usado sempre que necessário.
Como a demanda de uma empresa é muito grande, é necessário que tenham sempre funcionários responsáveis por cuidar e organizar desses documentos.
No entanto, a Gestão de documentos online acaba trazendo muitas vantagens para todos da empresa. Abaixo, colocaremos algumas delas.
Economia de tempo e espaço
Com a Gestão de documentos online, fica muito mais fácil organizar e dar conta de um trabalho que antes, era difícil e demorado.
Isso porque torna-se muito mais rápido e prático encontrar um determinado documento de forma online. O acúmulo de papeis atrapalha bastante quando se está com pressa e precisa dos documentos com urgência.
Além disso, não é necessário que tenha um espaço físico, que poderia ser usado de outra forma, reservado para arquivos impressos. Então aquele velho e famoso armário com arquivos, pode ser facilmente descartado.
A Gestão online além de prática, é ainda mais eficiente e mais moderna, tendo em vista que o avanço da tecnologia está a cada dia maior e que muitas empresas estão adotando esse método.
Acessibilidade
A gestão de documentos online, torna o acesso aos documentos ainda mais fácil, isso porque bastam apenas alguns cliques e os mesmos já são rapidamente encontrados.
O que acaba também trazendo um pouco mais de segurança para a empresa, pois os documentos de forma online podem ser restritos apenas para determinados funcionários ou sócios e diminui o risco de serem perdidos.
Esse fácil acesso é indispensável tanto para uma pequena quanto para uma grande empresa, pois nos momentos de emergências não é necessário esperar que alguém procure os documentos necessários, que dependendo de quais sejam, podem demorar horas e atrasar todo um processo de produção.
Recuperação de documentos
Há casos, em que devido a pressa, fica difícil encontrar um documento. Com a gestão de documentos online, isso deixa de ser um problema, pois todos podem ser armazenados na nuvem, de forma digital, e com isso, em caso de “sumiço” basta fazer um backup e o documento é encontrado.
Com o uso do backup, o documento é facilmente recuperado e com um rápido download, ele pode ser compartilhado sem nenhuma dificuldade.
Com o impacto causado pela pandemia, esse método acabou sendo adotado por muitas empresas, pois assim, poderia enviar o documento que fosse necessário, sem precisar ter contato físico com alguém.
Sem contar que desta forma, até mesmo o custo com papeis torna-se menor, pois não é preciso que sejam feitas inúmeras impressões para ter um documento salvo ou enviado para alguém.
A Gestão de documentos online, tem, portanto, como principal função: armazenar, organizar e facilitar o acesso aos documentos.
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