Além das obrigações contábeis e do atendimento aos clientes, os escritórios contábeis têm um cotidiano atribulado que requer cuidados para garantir o atendimento dos prazos. Esse é um cuidado que otimiza a atendimento dos clientes e reduz o risco de penalizações em caso de atrasos.
Por isso, o investimento em tecnologias de automação, principalmente no que se refere ao envio de documentos, se faz necessário. Pensando em ajudar na sua tomada de decisão, listamos 5 motivos para adquirir um sistema de envios de documentos.
Confira!
1. Facilita o compartilhamento de informações
Você já parou para pensar no volume de informações que é tramitado entre o escritório contábil e os seus clientes? Esse é um fluxo diário que deve ser gerenciado com o devido cuidado.
Por exemplo, enviar documentos para o cliente errado representa um risco grave de problemas causados pela divulgação de dados confidenciais. Além disso, é preciso garantir que as informações não se percam e os documentos sejam organizados de forma precisa.
2. Garante o controle do recebimento
Além de manter a organização dos arquivos, também, é importante controlar as evidências de recebimento. Estamos falando de notificações sempre que o documento der entrada no sistema, bem como o registro da origem, data e hora do salvamento, forma de envio e o IP que deu origem. Assim, é possível comprovar cada lançamento no sistema, em caso de necessidade.
3. Ajuda a reduzir o volume de papel
Reduzir o consumo de papel é uma prática que resulta tanto na redução de despesas como material de escritório, quanto ajuda a melhorar a gestão dos processos. Essa é uma tendência que já está presente em diversas empresas, inclusive no setor de prestação de serviços contábeis.
A ideia é priorizar documentos eletrônicos e o seu armazenamento seguro. Dessa forma, o envio de documentação fica centralizado em uma plataforma desenvolvida para essa finalidade, o que garante a segurança e confiabilidade.
4. Utiliza computação em nuvem
A computação em nuvem já é um recurso que dispensa apresentações. Em tempos de trabalho home office e uma gestão voltada para dados, essa tecnologia é essencial. Esse modelo substitui os servidores e arquivos em papel, pois todos os documentos são armazenados eletronicamente.
Além de simplificar o acesso remoto sempre que necessário, essa opção é mais segura. Na prática, é possível limitar o acesso a informações confidenciais e agilizar o processo de busca e consulta.
5. Simplifica os processos de trabalho
Aumentar a eficiência da sua empresa é um dos objetivos de quem usa um sistema de envio de documentos. Com a digitalização das atividades, a equipe tem menos preocupações, pois:
• Pode usar a assinatura eletrônica;
• Conta com sistemas que identificam erros e inconsistências;
• Tem um fluxo de revisão e aprovação;
• É beneficiada pela flexibilização dos processos de trabalho.
Nesse ponto, é fundamental manter a rastreabilidade do processo. Quando falamos de auditorias internas ou do Fisco, ter esses dados sempre à mão é um grande benefício. Por isso, é fundamental ajudar o negócio a crescer e contar com soluções de envio de documentos para a empresa.
Se você tem interesse em conhecer mais sobre a gestão contábil, acesse o nosso blog e confira mais postagens.
